Asiakirjat kunnan arkistossa ja diaarissa

Harvoja yksityisyyden suojaa tms. poikkeusta lukuunottamatta kaikki kunnan asiakirjat ovat julkisia. Myös valmisteluvaiheessa olevat asiakirjat voivat olla salaisia päätöksentekoon saakka. Jos sinulta evätään pääsy haluamaasi asiakirjaan, vaadi eväämiselle selkeä peruste lakiin perustuen.

Kunnan arkistoon tulee tallettaa myös kaikki kuntalaisten lähettämät asiakirjat vireilläolevaan asiaan liittyen. Suurissa kaupungeissa käytössä on ns. diaarinumero, jonka alta kaikki asiaan liittyvät asiakirjat on tallennettu ja ovat löydettävissä. Pienissä kunnissa vastaava kirjauskäytäntö ei välttämättä toteudu.

Erilaisista kirjauskäytännöistä huolimatta kunnan arkistosta on löydyttävä asiakirja, päätös tai merkintä, jotta asia on virallisesti ja lakien mukaisesti hoidettu kunnassa. Samoin kaikki kuntalaisten vireillepanevat asiat, aloitteet tai kirjelmät täytyy olla löydettävissä kunnan virallisista arkistoista.

Viranomaisen toiminta on julkista. Kuntalaisella on oikeus saada tarvitsemansa tiedot ja tulla kuulluksi. Pidä huolta oikeuksistasi.